Deteksi Masalah Sistem

Deteksi Masalah Sistem

Permasalahan sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa 

baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah

Permasalahan sistem yang sering ditemui antara lain : 

Waktu  (overtime)

Permasalahn sistem terkait dengan waktu adalah mengenai ketepatan penyampaian informasi, karena informasi jika tersampaikan tidak tepat waktu maka sudah tidak mempunyai nilai informasi bagi penerimanya 

Lingkungan sistem yang berubah 

Perubahan sistem yang terjadi, misalnya terkait dengan kebijakan baik yang dibuat oleh pemerintah, maupun oleh institusi yang bersangkutan. 

Perubahan Prosedur Operasional 

Contonya adalah ketika terjadi perubahan SOP, misalnya terkait dengan sistem pembayaran yang awalnya dilakukan secara mandiri ( cash) kemudian diganti dengan virtual akun, atau dibayarkan dengan metode yang lainnya

Karakteristik Informasi

Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. 

Informasi dikatakan tidak relevan jika:

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

Kelengkapan 

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. 

Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Informasi dikatakan tidak lengkap jika 

•Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber 

•dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

•Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang 

•tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

•Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan 

•data dari sumber-sumber dokumennya.

Dengan adanya era revolusi industri 4.0, maka kejelasan informasi menjadi sangat berarti, karena banyaknya fasilitas yang diberikan untuk berbagi  informasi yang terkadang malah disalah artikan untuk berbagi berita yang tidak jelas asal usulnya

Ketidak lengkapan informasi, yang terjadi pada saat proses pengumpulan data, misalnya data tidak terisi lengkap oleh responden pada saat pengambilan data

Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar

Dikatakan tidak benar jika :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. 

Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi 

masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan. 

Keamanan 

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. 

Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Contohnya...surat tagihan mahasiswa, dikirim melalui siadon, karena ada teman lain yang tau paswordnya, maka teman nya bisa membuka

Ketepatan waktu (timeliness)

Permasalahan dalam ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.

Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.

Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)

Pembiayaan dalam pengembangan sistem maupun pemeliharaannya

Pada tahap awal pengembangan sistem, biaya akan terlihat besar/banyak karena di perlukan pembelian-pembilan perangkat dan pengembangan sistem pada saat awal, namun dengan berjalanya waktu biaya ini akan turun 

Dan pada saat yang lain lagi bisa saja meningkat karena diperlukan upaya pengembangan sistem, peningkatan kapasitas, rekruitment karyawan baru, atau pembelian perangkat baru 

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.

Beberapa rasio yang digunakan dalam menghitung antara lain: 

• Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

• Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).

• Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

• Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

• Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).

• Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya

Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining. 

Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

• Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

• Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.

• Naiknya keluhan-keluhan pemakai.

• Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.

Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. 

Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi.

1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

2. Penurunan kinerja (decreasing performance).

3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).

4. System downtime.

5. Transaction variances

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

• Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

• Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).

• Kenaikan biaya (increased costs).

• Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

Keluhan pemakai (user complaints).

Perhatian top manajemen (top management concerns)

Penunjuk jalan (scouting).

Pengawas pemakai (user surveys).

Pengawas (audits).

Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).

Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.

Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature).

Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.

Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.

Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah  sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.